Régularisation des charges locatives : Tout ce que vous devez savoir

Lorsque vous signez un bail de location, vous mentionnez un loyer charges comprises. En effet, les charges constituent une provision pour couvrir les frais liés au logement. Une fois par an, la régularisation des charges locatives en fonction des dépenses réelles. Owwner vous explique comment fonctionne cette régularisation, communément appelée liquidation des charges.

Régularisation des charges locatives ? C'est quoi ?

Les charges locatives, dites récupérables, correspondent aux dépenses réalisées par le propriétaire pour l’entretien du logement. Vous pouvez ensuite se faire rembourser par les locataires. Si elles sont payées de façon mensuelle par les occupants, une régularisation doit avoir lieu de façon annuelle. 

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La liste des charges récupérables fait l’objet du décret n°87-713 : 

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• Les dépenses relatives à l’eau et au chauffage :  l’eau chaude et l’eau, l’exploitation des compteurs ; 
• Les dépenses relatives à l’ascenseur : électricité et exploitation et entretien ; 
• Les dépenses relatives aux parties communes intérieures : l’électricité, la fourniture de produits et appareils d’entretien, la rémunération du personnel d’entretien ; 
• Les dépenses relatives aux parties communes extérieures : voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts, aires de jeux pour enfants ; 
• Les taxes et redevances : taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage, la redevance assainissement. 

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Pour tous ces frais, vous pouvez régler les dépenses puis récupérer une partie de ces charges auprès du locataire si elles font partie de cette liste. Les autres charges sont considérées comme non-récupérables. 

Comment demander la régularisation des charges ?

Pour procéder à la régularisation des charges, plusieurs étapes sont nécessaires. Une fois par an, vous envoyez un décompte des charges à votre locataire. Ce document, transmis un mois avant la régularisation effective permet de savoir si les provisions versées sont suffisantes. Lorsque ce n’est pas le cas, vous lui notifiez le reste à payer. S’il a payé plus que nécessaire, vous lui indiquez le trop-perçu que vous rembourserez. 

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Ensuite, vous devez mettre à disposition tous les justificatifs des dépenses pendant un délai de 6 mois après l’envoi du décompte. Les factures et devis relatifs aux frais d’entretien et de réparations doivent toujours pouvoir être consultés par le locataire sur simple demande. Ces documents doivent s’accompagner de : 

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• Les résultats arrêtés lors de la précédente régularisation des charges locatives ; 
• Le budget prévisionnel lorsque le logement se situe dans une copropriété. 

Quel est le délai pour régulariser les charges locatives ?

Lorsque le bien immobilier est en copropriété, le bailleur doit procéder à la régularisation des charges lorsqu’il reçoit le décompte définitif du syndic. Lorsqu’il s’agit d’une monopropriété, cette régularisation devra avoir lieu au début de l’année pour l’année précédente. De préférence, cette régularisation doit avoir lieu une fois par an. 

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Les charges et loyers impayés peuvent être récupérés pendant un délai de 3 ans, y compris après le départ du locataire. Que des sommes soient dues ou qu’il ait versé trop de charges, la régularisation peut avoir lieu pendant ces trois années. Au-delà, vous devrez vous reporter à la prescription de la loi Alur qui interdit cette régularisation. Si une demande intervient après ce terme, le locataire ou ancien locataire peut saisir le tribunal d’instance. Cette solution peut également être utilisée lorsque le bailleur ne rembourse pas le trop-perçu. Lorsque le décompte de charges est sa faveur, mieux donc lui rembourser les sommes dues sans tarder. 

Les règles supplémentaires à respecter

Lorsque vous transmettez le décompte de charges, vous devez joindre un courrier récapitulant les sommes versées au titre des provisions, le montant réellement dû et la différence. Vous pouvez accompagner ce courrier d’un avis d’échéance de régularisation. Le locataire saura exactement quel est le montant à régler ou qui lui sera restitué. 

Le réajustement de la provision sur charges

Après la régularisation de charges, vous pouvez procéder à un ajustement de la provision par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Toutefois, sachez qu’il n’existe aucune obligation légale. Vous pouvez conserver le même montant de provisions de charges. 

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Si la différence est importante, il peut être judicieux de modifier la provision sur charges pour qu’elle corresponde davantage aux futures dépenses. Vous devrez alors transmettre un courrier à votre locataire mentionnant le nouveau montant de la provision sur charges à verser mensuellement en même temps que le loyer. 

Régularisation des charges via le dépôt de garantie

En cas de départ du locataire, les décomptes ne sont connus qu’à la fin de l’exercice. Pour garantir au propriétaire qu’il pourra percevoir les sommes correspondantes à la régularisation de charges en sa faveur, il est autorisé à retenir jusqu’à 20 % sur le dépôt de garantie. 

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Une fois les régularisations effectuées, la somme retenue sera restituée, après déduction des sommes dues. Si la régularisation est en faveur du locataire, le trop-perçu sera ajouté au montant du dépôt de garantie restitué. 

Poursuivre le locataire pour charges impayées

Conformément à ses devoirs indiqués dans le contrat de bail, le locataire est tenu de payer le loyer et les charges. Vous êtes donc en droit de le poursuivre lorsque ces dernières ne sont pas réglées mensuellement ou si les sommes dues après régularisation ne sont pas versées. Bien entendu, vous devez respecter le délai de prescription de 3 ans. 

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Vous pouvez également vous tourner vers le garant si l’acte de caution solidaire porte sur le loyer et les charges. Dans ce cas, il versera les sommes dues après une régularisation de charges en cas de défaillance du locataire. 

Poursuivre un locataire après son départ

Lorsque vous souhaitez procéder à une régularisation des charges après le départ du locataire, la démarche est nettement plus complexe. Vous devez notamment le retrouver pour pouvoir l’assigner en demeure. 

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Si vous souhaitez saisir le tribunal d’instance, vous devez constituer un dossier solide. Vous devez notamment prouver que la régularisation concerne un montant élevé mais qu’elle n’est pas abusive. Le montant doit être suffisamment élevé pour que cette démarche soit intéressante car les frais de procédure s’avèrent coûteux.

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