Comment calculer les charges locatives récupérables ?
Lorsqu’un contrat de location est établi entre un propriétaire bailleur et des locataires, un montant de loyer “charges comprises” est défini. Les charges dont on parle ici sont les charges locatives, fonctionnant sous forme de provision et régularisées en fin d’année afin de convenir au montant payé par le bailleur. Voici toutes les informations à connaître pour savoir comment calculer les charges locatives de votre bien, et comprendre le fonctionnement de ce système.
Le fonctionnement des charges locatives récupérables
Avant d’essayer de comprendre comment calculer les charges locatives d’un bien proposé à la location, intéressons-nous au fonctionnement de ces charges, qui seront prélevées chaque mois sur le compte bancaire des locataires en même temps que leur loyer.
Les charges locatives, appelées également charges récupérables, sont payées chaque année par le propriétaire d’un bien locatif, qui va ensuite récupérer cette somme en l’incluant à la somme du loyer demandée aux locataires. Son fonctionnement implique de réaliser une estimation des charges locatives d’une année, et de demander une provision aux locataires du bien, avant de procéder à une régularisation une fois par an.
Cette régularisation permet au locataire de récupérer un éventuel surplus versé au propriétaire, ou au contraire, permet au propriétaire de demander au locataire de régler la différence en cas d’estimation trop basse. En général, la régularisation a lieu à chaque fin d’année, mais elle peut aussi se faire à chaque anniversaire du contrat de location, en fonction des préférences du propriétaire bailleur.
À noter : savoir comment calculer les charges locatives n’est pas nécessaire dans le cadre d’une location meublée ou d’une colocation avec un bail signé entre le 27 mars 2014 et aujourd’hui, car une régularisation des charges locatives ne peut pas avoir lieu dans ce cas précis.
La liste des charges locatives récupérables
Si savoir comment calculer les charges locatives relatives à un bien est assez complexe, c’est parce qu’il ne s’agit pas d’une seule dépense ou même d’une charge fixe : cette somme correspond au paiement de différents frais liés à l’entretien et à la viabilité du bien.
Pour trouver comment calculer les charges locatives récupérables d’un bien, vous devez donc vous référer à la loi, et plus particulièrement au décret 87-713, qui nomme toutes les charges que le propriétaire peut récupérer auprès de ses locataires.
Voici quelques exemples pour vous aider à y voir plus clair et à savoir comment calculer les charges locatives de votre bien proposé à la location :
Les charges relatives au chauffage du logement et à l’eau :
- L’eau chaude et l’eau froide procurée pour le logement,
- L’eau utilisée pour l’entretien des extérieurs et parties communes,
- L’achat de produits nécessaires à l’entretien, l’exploitation et le traitement de l’eau,
- La fourniture d’électricité ou de gaz,
- Les frais liés à l’utilisation des compteurs d’énergie,
- Les frais engendrés par la réparation des conduits d’énergie et d’eau,
Les charges relatives à l'ascenseur, le cas échéant :
- L’électricité nécessaire au fonctionnement de l’équipement,
- Les frais liés à l’entretien, à la vérification et à la maintenance de l’appareil,
- L’achat de produits destinés à entretenir l'ascenseur ainsi que son mécanisme,
Les charges relatives aux parties communes :
- L’achat de produits et de matériel d’entretien,
- Les frais liés à la présence d’électricité et d’éclairage dans ces parties communes,
- Les frais concernant l’embauche de personnel d’entretien le cas échéant,
Les charges relatives aux espaces extérieurs :
- L’entretien des espaces verts situés aux alentours du logement ou sur le terrain,
- L'entretien des structures comme les voies de circulation, les trottoirs et les aires de stationnement,
- L’entretien des aires de jeux pour enfant le cas échéant.
Les charges liées à certaines taxes et redevances :
- La taxe d’enlèvement des ordures ménagères,
- La taxe de balayage,
- La redevance assainissement de l’eau.
Le calcul des charges locatives récupérables
Pour trouver comment calculer les charges locatives de l’un de vos logements proposés à la location, vous devez donc prendre en compte l’ensemble de ces éléments et faire le point sur ce qu’ils risquent de vous coûter pendant toute une année civile. Une fois cela fait, vous pourrez répartir cette somme sur l’année et sur le nombre de locataires présents dans l’immeuble.
Bien évidemment, la somme demandée doit rester raisonnable et être appropriée au logement loué : les charges locatives ne seront donc pas du tout les mêmes dans un immeuble avec ascenseur et digicode que dans un immeuble ouvert, avec uniquement des escaliers. De même, les charges locatives d’une maison sont généralement bien moins élevées que celles d’un immeuble, car pas de parties communes à entretenir.
La régularisation des charges locatives
Vous savez maintenant sur quoi vous baser pour trouver comment calculer les charges locatives d’un bien. Ainsi, à chaque fin d’année, vous pourrez envoyer à vos locataires les documents relatifs à la régularisation des charges locatives, ainsi qu’un échéancier pour l’année suivante, tout en mettant à sa disposition les justificatifs de ces frais.
Voici plus d’informations pour comprendre comment calculer les charges locatives en fonction du logement loué, et en respectant les délais fixés par la loi.
La régularisation en location meublée
En location meublée, vous avez deux possibilités lorsque vous vous demandez comment calculer les charges locatives : au réel, ou au forfait. Au réel, le montant des provisions est fixé de la même manière qu’en location vide, en fonction de la part de charges récupérables sur le locataire. Au forfait, le calcul est plus simple : il vous suffit de définir un forfait fixe prélevé chaque mois. Cependant, il n’y a pas de régularisation dans ce cas.
La régularisation en location vide
Dans un logement vide, pas besoin de vous demander comment calculer les charges locatives (en réel ou en forfaitaire) : elles sont forcément récupérables pour leur montant réel. Bien évidemment, il n’est pas possible de connaître ce montant au jour le jour, c’est donc un système de provision qui est mis en place. À la fin de l’année, une régularisation permet d’aligner les charges sur les frais réels payés par le propriétaire.
Les délais de régularisation
En tant que propriétaire d’un bien locatif, vous avez l’obligation d’envoyer à chaque locataire un document relatif à la régularisation des charges au moins un mois avant la date de la régularisation elle-même. Ce document doit faire état du reste à payer ou du trop perçu qui sera remboursé au locataire le cas échéant.
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